档案分类编号规定

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档案分类编号规定

一、总则

为了科学的管理本公司的档案，使之便于查找和利用，充分的发挥档案的信息作用，更好的为公司各项工作服务，特制订本规定。二、档案分类

本公司档案按照各项业务活动中构成的文件材料内容，具体内容特征融合本分类，本着维持档案材料有机联系和易于看管利用的原则，很据本公司的具体情况，特将本公司全部档案分成八大类展开看管。

序号12345678名称合同类行政管理类会记档案类董事会及股东会议类声像类荣誉证书类项目管理类员工档案类代号hgkzsrmt 1

1档案类目分类号：

一级类目代号名称代号121二级类目名称代号代号三级类目名称名称1.2.1.董事会会议文件董事会的往来文件、信函股东大会会议文件档案范围看管期限长期长期―短期永久z董事会及股东会类董事会股东大会名称1.2.1.外来文件中属本公司主管业务并必须贯彻执行的决议、同意、条例、规定、命令、通告、通报、函公司发文（本公司颁授的规章、制度、同意、条例、规定、办法、选任等）添置、环评、调试文件采用修理文件旧有设备处置文件长期―短期永久―长期长期长期长期长期长期短期2行政事务1g办公设备2.3.行政管理类3资产管理23后勤管理科研设备其它档案范围同生产设备例如：本公司有关车辆管理的材料（订货过程、产权证、保险单、修理记录等）1.本公司有关办公用品的备案、提出申请、重要批示、情况统计数据等 2

一级类目代号名称代号1二级类目名称代号2帐簿三级类目名称1.原始凭证、记帐凭证、汇总凭证等档案范围看管期限15年永久25年15年15年固定资产除役清扫后留存5年凭证2.其中：牵涉外事和参股的会计凭证1.2.3.4.5.6.1.2.1.2.3.4.5.现金和银行存款日记帐明细帐总帐固定资产台帐（卡片）辅助帐册、备查厚牵涉外事和参股的帐册月、季度会计报表（包含文字分析）年度会计报表（包含文字分析）财务会计转交目录财务会计档案看管清册财务会计档案封存目录银行余额调节表中银行对帐单k财务会计档案类3报表4其它123在职员工档案卸任员工档案其它15年永久3年永久15年永久25年5年5年永久t员工档案类参考国家有关干部档案管理规定的有关条例继续执行永久永久永久长期短期永久―长期永久―长期永久―长期充分反映本公司主要职能活动的证书、奖杯、奖状、奖章、锦旗等1证书国家级234磁盘光盘其它1.充分反映本公司主要职能活动、存公司关键的数据信息的磁盘2.充分反映本公司主要职能活动、存公司关键的数据信息的光盘3.公司登记注册证书r荣誉证书类


3

h合约类123s声像类1234m项目管理类34质量掌控项目建议书3.对于工程项目质量的评估报告、质量管理检查记录4.项目建议书的批准文件，项目评估研究资料永久永久―长期12劳务施工合约劳动合同照片聚会视频其它投资掌控进度掌控1.之下发给劳务公司的各类合约2.3.公司人员签定的劳务合同书1.施工现场照片2.公司关键决议聚会3.公司关键决议视频4.走访调查施工现场照片、视频及各类现场关键照片1.展开项目前期策划，经济分析、专项评估与投资确认2.与工程项目总承包企业或施工企业及建筑材料设备等企业签订合同并监督实行长期长期长期―短期永久永久永久―长期长久长期 三、档案的编号

本公司档案的编号由档案的分类号、档案类目号、年代号及案卷顺序号四部分共同组成。档案代号与各级属于类代号用“/”分隔，年代号及案卷顺序号用“.”分隔。 档案保管期限的代号：永久卷用“a”表示，长期卷用“b”，短期卷用“c”，表示在档案袋的封面上。

四、公司各类档案编号模式：

1、合同类：h/x.xxxx.xxx2、项目管理类：m/x.xxxx.xxx3、员工档案类：t/x.xxxx.xxx

4、声像类：s/x.xxxx.xxx5、荣誉证书类：r/x.xxxx.xxx6、会记档案类：k/x.xxxx.ixxx

7、董事会及股东会类：z/x.xxxx.xxx8、行政管理类：g/x.xxxx.xxx 附注：上述“x”不代表编号

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