大型外资企业供应链管理流程

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物料、采购、会计部票据传递流程

——时广利

使用单位请购①→采购报价②→物料验收③→采购请款④→帐务处理⑤→出纳付款⑥ 现将流程详细解释如下：

①各使用部门将所需货物填写请购单，经部门主管签字以后，送往物料，经物料有关人员确认，库中是否有此项存货，如有可直接填写领料单领用；若无物料有关经办人员在请购单上签字，表示库里确实没有此项货物，这样可降低库存积压，避免重复请购，减少不必要的浪费，但是就生产用原物料却要保持最低的安全库存，还有重要设备备件，以备不时之需。

②将经上级主管批示的请购单其中一联由各使用部门事务员带回到本部门留存，表示本部门请购的货物已被批准。然后将剩余的其他联次送往采购/外购，经业务员多家询价（对价格、交货时间、地点及送货方法、付款期限得有明确的说明），最后报上最优惠价格，在“请购单”拟订购栏内认真填写（供应商、数量、单价及货物税率、合计金额），此项比较重要，是物料据以收料的依据，也是会计部货物验收入库帐务处理的依据。最后经上级主管核准后，将其中一联（红联）请购单送往物料。

③物料接到采购的请购单后，待采购的货物到达以后，根据请购单验收一下数量，若需过磅或检尺，则要认真过磅计量。这时通知使用部门，请购货物已到物料，如当月要用，则开具2联领料单，将货物领走，如是库存备件，则可暂存物料库。

收料单：物料根据请购单价格填写“收料日记表”，内部再根据“收料日记表”登记收料单，收料单各项目要填写齐全，收料单金额须以净价反映，内部审核后，据以蓝联收料单登记入帐，最后将四联收料单分别送往：

a 财务1份（蓝联）→根据“收料单”作入库手续，其帐务处理如下:：

借：原材料（到月底汇总入帐） 贷：应付帐款—供应商（暂估入帐）

b 使用部门3份，签署验收意见（验收是否合格），由使用部门事务员将收料单送

往物料（白联）及采购（黄联）各一联，一联自存（红联）。






领料单：在接受各部门领料单时，请注意审核填写领料单，要详细的写明用途，以

便于费用能够正确的归属，而且要尽可能的要当月使用材料当月领用，以免造成各月成本不实。最后，根据领料单登记出库手续。

④ 使用部门将黄联收料单送到采购以后，采购根据使用部门的验收意见，如不合格，则由采购与供应商洽谈，此项货物是要换货还是要退货，物料作相应的退/换货手续。如合格，采购根据收料单，供应商开具的发票还有请购单，填写“采购/会计作业请款单”，在此请款单上要清晰的填写各项内容，其中付款方式要特别注明是现金、支票、汇票、电汇（要写清楚开户行及帐号），如以前是预付款的，在付款方式处注明“冲帐”“冲借款”等字样。

现对采购在办理请款时应注意及遵循的内容规定如下“ a 付款日期：每月5日、15日、25日，遇节假日顺延。

b 预付货款：为公司生产过程中急需原材料、物料、修理用备件等提前支付的资

金，应尽量避免此种业务的发生。（必须在请款单上注明“预付”字样，并于上述业务验收入库后尽快到会计部报帐作冲帐手续） c 常规付款：

c-1 速件：为生产所需，经特批所付的款项。

c-2一般：则执行“逢5付 款”的规定，采购部门须于“付款日”前三天内

将付款手续递到会计部，会计部在此三天内起传票、审核校对、逐级审批，于付款日的前1天将待付款的票据递到出纳。出纳会在“付款日”集中付款。

d 索取增值税发票的规定：在购买货物、加油、修理、备件、办公用品等事项，

须取得加盖“财务专用章”或“发票专用章”的增值税专用发票，涂改过的、模糊的发票一律不予办理付款手续。凡是采购原材料及大宗物料取得普通发票的，须经上级主管核准，方可作请款手续。另外，若特殊情况取得“收据”类白条等不合规票据，也须经上级主管在白条上签字，以示特批。

e 到会计部办理请款规定：请款人持经过审批后的请款单送达会计部时，请自觉

在会计部“请款登记簿”上逐项登记，以便于查询，如有不合规定的请款单据（请款单位与发票单位名称不符、粘贴不合规定等等）不不予付款核销。






f 票据粘贴：发票、收料单、收据等票据，要正面向上，与请款单的左、上两方对齐，贴于请款单的后面，增值税发票抵扣联和采购请购单用别针别在最后边。

⑤帐务处理： ⑥出纳付款：

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