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文控中心管理暂行规定
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一、 总则
为使文控管理制度化，提高文件处理的质量和效率，特制定本暂行规定。
二、 适用范围
1. 文控中心传真机、复印机、碎纸机的使用； 2. 文件的收发、处理、制作、发送、整理和保存。
三、 职责
文控中心直属于管理部，具体负责文件控制管理及文印设备的日常使用管理工作。
四、 管理条例
1. 各部员工未经文控中心管理人员允许，不得随易进入文控中心； 2. 不得使用文控中心设备打印、复印、传真私人资料；
3. 文控中心管理人员应树立严格的保密观念，不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或
公司管理中须保密的事项透露给他人，不得截留任何文件。 4. 文控中心管理人员不得随意离开文控中心，确保文件控制的有效性。
五、 工作事项
1． 传真收发
1) 文控中心将已收到的传真放在文控柜台的“收到传真”文件栏内，并及时通知相关人员领取。 2) 各部需发送传真时，须先填写“传真发送登记表”，然后把需传真的文件放在“待传真资料”文
件栏，并及时知会文控中心。文控中心管理人员应随时检查“待传真资料”文件栏内是否有文件需要传真，以确保文件能及时、准确传送。
3) 已传真文件，文控中心管理人员在文件上盖上“Faxed”后，经整理后放入“已传真资料”文件
栏，各部应及时取回已传文件。
2． 文件打印 1)
各部打印文件时必须选择默认“TOSHIBA”打印，以节约打印成本；如经文控中心告知“TOSHIBA”出现故障时可选择“CANON”进行打印。 2)
文控中心管理人员应及时取出通过“TOSHIBA”打印的文件，放入“打印资料”文件栏，各相关人员应及时领取。
3． 文件复印 1)
各部需复印资料直接将资料交由文件中心进行复印，并即时取回。如所复印资料较多时，可
编制：万少彪 审核： 核准：
日期：2005-1-10 日期： 日期：
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由文控中心管理人员复印完后再通知其取回。 2)
非正式文件，只允许使用回收的纸张。
4． 电子邮件收发 1)
邮件接收：文控中心管理人员应随时检查公司Haicoly163和Haicoly21cn邮箱内是否有新邮件，并将邮件及时通过指定目录（ \网上邻居\整个网络\Microsoft Windows Network\HC\IBM Server\ ）另存到相应的收件人目录下，并及时电话通知收件人查收。 2)
邮件发送：各部需发送邮件时，须先将要发送的资料（若包含附件，附件大小不应超过8M）存储到指定目录（ \网上邻居\整个网络\Microsoft Windows Network\HC\IBM Server\个人邮件）上，并知会文控中心按要求发送邮件。
5． 信件、包裹收发 1)
收件：外来邮递人员办理登记手续后，由门卫通知其直接将信件、包裹送至文控中心。如收件人在现场时即通知其收取，如收件人不在现场则由文控中心代收，然后及时通知收件人收取。 2)
发送：各部员工如需邮寄信件、包裹等（需公司付费的信件、包裹必须办理登记手续），直接交由文控中心代为发送。
6． 表单取用
文控中心左方多层文件柜内已存放公司现有各种管理表单（行政、人事、总务后勤、财务等表单），各部人员可自行领取使用；如文件柜内没有所需的表单，请及时与文控中心管理人员联系。 7． 纸张回收 1)
各部可将背面空白的作废文件（不属于公司所规定的秘密文件）交由文控中心盖上“作废”圆形章，以作为一般文件的复印。 2)
各部门如草拟各项文稿需要用到废纸时，可至文控中心领取。
8． 文件销毁
各部可将已作废不需要保存及已无回收价值的文件交由文控中心销毁。
六、 附则
以上规定是结合现阶段公司文件控制方面的要求而制定的文控中心管理暂行规定，由管理部负责解释、修改。
编制：万少彪 审核： 核准：
日期：2005-1-10 日期： 日期：
本文来源：https://www.wddqxz.cn/e5aa7c56f41fb7360b4c2e3f5727a5e9846a2741.html
2024-03-21
