物资采购管理制度

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物资采购管理制度

一、目的

为规范采购行为，加强对采购业务的管理，降低费用并规避采购风险，提高采购的竞争优势，特制定本制度。 二、适用范围

适用于管理公司各职能部门及管理公司下辖分公司的物资采购。 三、基本原则

“四最”最快速度、最高质量、最低价格、最优质服务 四、物资采购方式 （一）采购方式分类 1、招标采购

2、固定厂商、长期报价采购 3、即时询价采购 （二）采购费用计划

采购计划纳入资金计划中，具体呈批手续按《财务审批制度》执行。 （三）采购监督

1、管理公司综合事业部将对物资采购进行全程监督检查 2、检查标准以采购平台提供的价格为基础。 （四）询价

1、资产管理科对公司经常性所需物资进行常年性的动态询价。

2、对非经常性所需物资，市场信息调研员应在接到请购部门申请后的一个工作日内完成询价，要求所询单位至少三家以上。 3、采购价格

包括以下几种形式：不含税价、含税价、含运输费价、含装卸费价、含安装调试费价、含检验费价、含加工费价。 （五）请购 1、请购查询

对预购商品要先通过采购平台搜寻相关物资信息及供应商资料。对采购平台无法找到的商品及供应商及时向采购人员咨询。


2、《请购单》填制

（1）所有采购必须执行请购流程。请购部门或公司填制《请购单》时内容须清楚齐全，包括品名、品牌、规格、型号、等级、价格、计量单位、数量、到货时间及其它具体要求等。填制完成的《请购单》应及时提交相关部门领导汇签。如果采购平台价格高于请购部门掌握的价格，请购部门要及时将情况通报采购人员，由采购人员将请购部门掌握的最低价信息补充到采购平台上。

（2）请购单填制如不符合以上要求，采购人员有权退单。 3、请购签批权限

（1）办公用品采购：如属计划内采购，由管理公司各部门负责人或分公司总经理签批后，交由采购人员实施采购。计划外采购，则需经管理公司综合事业部审批。

（2）办公设施采购，根据管理公司制定的《办公设施配置标准》，分公司总经理、各职能部门负责人签批后，报管理公司综合事业部签批。 （六）采购 1、一般性商品采购

请购部门在请购申请得到批准后，由采购人员通知供应商当日内将货送到。 2、特殊商品采购

对于采购平台未提供的商品，请购部门可以派人先行寻找符合需求的商品，并初步谈定价格，将该商品货号和供应商信息提供给采购人员，采购人员组织市场比价，并最终确定价格及供应商，同时将信息补充到采购平台上。

3、批量需求或大型活动需用物品需提前一周将《请购单》送交采购人员。 （七）验收

1、请购部门收到供应商送到的商品后查验是否与请购要求相符。例如商品的品牌、规格、型号、等级、价格、计量单位、数量、包装、到货时间及其它具体要求等。与请购要求不符，应拒绝签字并退货；如数量短缺的应要求补足，检验后对符合要求者应及时出具签收单并办理入库手续。

2、对质量有特殊需要或高技术含量的商品验收应找专业人员验收并签署意见。 3、入库单由请购部门填制，提交给采购人员、财务审计部。 4、固定资产、低值易耗品的验收与入库手续费参照相关制度。 （八）报销

1、管理公司各职能部门及下辖分公司的采购由采购人员负责报销。

2、供应商与采购人员结算时应提供采购人员的签收单、发票，采购人员在核对《材料入库单》、《固定资产增加单》、《低值易耗品增加单》无误后按《财务管理制度》规定即时到财务审计部办理付款手续。

3、合同付款应附有合同并按合同规定办理付款手续。

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